El reto
El equipo de operaciones reconstruía cada lunes el mismo Excel. Tres jefes de planta exportaban CSVs de dos ERPs y un MES, los conciliaban a mano y mandaban un PDF estático al comité ejecutivo el miércoles. Cuando el consejo lo revisaba el viernes, los datos ya tenían cinco días.
Dos consecuencias:
- Las decisiones de producción reaccionaban a la semana pasada, no al último turno. Los picos de defectos se detectaban después de haber enviado el lote.
- Las mismas tres personas dedicaban ~14 horas semanales a una tarea que no añadía insight más allá de lo que ya contenían los sistemas en bruto.
Habían intentado una herramienta de BI dieciocho meses antes. La implantación se atascó porque nadie asumió el problema de calidad de datos aguas arriba.
Nuestro enfoque
Nos negamos a empezar por el dashboard. El dashboard era la parte fácil.
Semana 1–2 — Auditoría de datos. Mapeamos cada campo del Excel semanal hasta su sistema de origen. El 30% de las columnas venían de ediciones manuales que el equipo había dejado de cuestionar. Documentamos cada una y decidimos, con la directora de operaciones, cuáles eran necesarias y cuáles eran restos históricos.
Semana 3–5 — Pipeline. Una capa de ingestión única tirando de los dos ERPs y del MES, con transformaciones nombradas que sustituían la lógica del Excel. Cada transformación tiene un test contra el output del Excel conocido bueno de la semana anterior, así sabíamos exactamente cuándo nuestras cifras divergían de las suyas y por qué.
Semana 6–7 — Dashboards. Tres vistas: planta (refresco cada 15 min), jefe de planta (cada hora), ejecutivo (diario). Cada vista enseña menos números que el PDF antiguo, no más. Resistimos cada petición de “podemos añadir también” — la victoria era claridad, no cobertura.
Semana 8 — Traspaso. Dos analistas de operaciones entrenados para mantener y extender el pipeline. Nos quedamos 30 días adicionales como backup de guardia.
El resultado
El ritual del Excel del lunes desapareció. El esfuerzo de reporting bajó de ~14 a ~5 horas semanales, redirigidas a investigar las anomalías que ahora hace visibles el dashboard.
Dos victorias concretas en el primer trimestre tras el go-live:
- Un pico de defectos en la Línea 2 se detectó dentro del mismo turno, no después de haber enviado el lote. Coste de retrabajo evitado estimado: 18.000 € en ese único incidente.
- El coste de mantener inventario bajó porque el planificador podía ver el WIP en tiempo real y dejó de pre-acumular contra el retraso del reporting.
La cita del CEO, que pusimos con permiso en nuestra home: “Pasamos de ciclos de reporting de 3 días a dashboards en tiempo real en ocho semanas.”
Más importante: el equipo es dueño del sistema. Seis meses después han añadido dos vistas nuevas sin nosotros, y la calidad del dato ha mejorado porque los responsables aguas arriba ven sus números a diario.